Eine Mannschafts-App ist schnell eingerichtet, wenn du die Schritte in der richtigen Reihenfolge gehst. Diese Anleitung zeigt am Beispiel von Kaderbutler, wie du von der leeren App zur startklaren Mannschaft kommst. Plane dafür einen ruhigen Abend ein. Die meiste Zeit braucht das Eintragen der Termine.

Vorbereitung: Das solltest du bereithalten

  • Name der Mannschaft und Sportart
  • Die Termine der nächsten Wochen (Training, Spiele)
  • Eine Liste der Spieler, Eltern oder Mitglieder mit E-Mail-Adressen, falls du sie direkt einladen willst
  • Die Kontaktdaten des Kassenwarts, falls ihr die Mannschaftskasse in die App holt

Schritt 1: Konto erstellen und Team gründen

Registriere dich mit deiner E-Mail-Adresse und bestätige sie über die Mail, die du erhältst. Danach legst du dein Team an: Name, Sportart und Trikotfarbe. Du bist automatisch Trainer mit allen Rechten. Beim Anlegen bestätigst du die Nutzungsbedingungen und die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Sie regelt, wie die Daten deines Teams datenschutzkonform verarbeitet werden.

Schritt 2: Rollen festlegen

Überlege, wer was darf. Standardrollen wie Trainer, Betreuer, Kassenwart und Spieler passt du an. Der Kassenwart sollte zum Beispiel die Kasse verwalten dürfen, aber nicht jeder Spieler die Kassenübersicht sehen. Wer inaktiv ist, markierst du mit der Rolle „Inaktiv“, ohne ihn zu löschen. Mehr dazu unter Mitgliederverwaltung.

Schritt 3: Mitglieder einladen

Es gibt drei Wege:

  • Link oder Code in der Gruppe teilen, in der ihr bisher kommuniziert
  • QR-Code zeigen, zum Beispiel im Training oder auf dem Elternabend
  • E-Mail-Einladung an einzelne Personen

Hast du schon eine Liste, kannst du die Mitglieder aus einer CSV-Datei übernehmen. Bei Jugendteams laden Eltern weitere Elternteile als Stellvertreter ein, sodass beide mit eigenem Login am Profil des Kindes antworten können.

Schritt 4: Termine eintragen

Lege Trainings als Serie an, zum Beispiel jeden Dienstag und Donnerstag. Spiele, Turniere und Events trägst du einzeln ein, mit Treffzeit, Ort und Gegner. Hast du einen Spielplan als Excel- oder CSV-Datei oder einen Verbandskalender, kannst du die Termine importieren. Die Terminplanung zeigt, wie das geht.

Schritt 5: Zu- und Absagen aktivieren

Lege bei jedem Termin eine Frist für Zu- und Absagen fest. Wer bis dahin nicht geantwortet hat, bekommt automatisch eine Erinnerung. Bei Terminen mit begrenzter Teilnehmerzahl hilft das Teilnehmerlimit mit Warteliste. Wie das genau funktioniert, steht unter Zu- und Absagen.

Schritt 6: App aufs Handy bringen

Kaderbutler läuft im Browser, du brauchst keinen App-Store. So installierst du es:

  • Android: Seite öffnen und „Installieren“ tippen.
  • iPhone: Seite im Browser öffnen, auf „Teilen“ tippen und „Zum Home-Bildschirm“ wählen.

Danach startet die App wie jede andere vom Startbildschirm. Aktiviere in den Einstellungen die Benachrichtigungen und tippe auf den Test-Push, um zu prüfen, ob alles ankommt. Unter iOS funktionieren Push-Nachrichten erst, nachdem die App zum Home-Bildschirm hinzugefügt wurde. Alles dazu steht unter Push-Benachrichtigungen und App.

Schritt 7: Spielregeln für das Team vereinbaren

Sag deinem Team zum Start, was in der App passiert und was nicht:

  • Zu- und Absagen laufen ausschließlich über die App
  • Absprachen zu einem Termin stehen als Kommentar am Termin
  • Allgemeine Neuigkeiten gehen in den Teamchat oder als Neuigkeit mit Push

Wer sich daran hält, braucht keine zweite Liste mehr.

Das erste Training mit der App

Lege für das nächste Training eine Frist fest und beobachte, wie die Zusagen eintreffen. Fehlen nach der Frist noch Antworten, geht die Erinnerung automatisch raus. Wer das ein paar Wochen nutzt, merkt schnell, wie wenig Zeit die Organisation noch kostet. Kaderbutler ist dabei für jedes Team kostenlos, ohne Premium-Abo.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Einrichtung?

Das Team anlegen und die ersten Mitglieder einladen geht in wenigen Minuten. Mehr Zeit brauchen das Eintragen der Termine und das Einsammeln der Mitglieder. Wenn du Termine und Mitglieder aus Listen importierst, bist du an einem Abend fertig.

Müssen alle Spieler die App installieren?

Nein. Kaderbutler funktioniert auch einfach im Browser. Die Installation auf dem Startbildschirm ist komfortabler und nötig, wenn jemand Push-Nachrichten auf dem iPhone bekommen soll, aber sie ist keine Pflicht.

Was ist, wenn mein Team mehrere Mannschaften hat?

Du kannst mehrere Teams anlegen oder einem Team beitreten. Das Kalender-Abo bündelt die Termine all deiner Teams in einer einzigen Kalender-Adresse, sodass du sie im Handy-Kalender gesammelt siehst.

Kann ich die Einrichtung später ändern?

Ja, fast alles lässt sich nachträglich anpassen: Rollen, Berechtigungen, Termine, Serien und Fristen. Fang am besten klein an, mit Terminen und Zu- und Absagen, und ergänze Kasse, Aufstellung oder Abstimmungen, wenn das Team sich eingewöhnt hat.